Faturayla Çalışan Ekibin Gizli Maliyeti: Bordro ve Freelancer İlişkilerinde Yeniden Nitelendirme Riski

Bir şirketin bordrosunda dört kişi görünüyor, ekipte on iki kişi çalışıyor. Aradaki sekiz kişi her ay fatura kesiyor. Kurucuya sorduğunuzda cevap net: “Onlar freelancer, bizim çalışanımız değil.”

Sonra ekibin nasıl çalıştığını sorarsınız. Sabah dokuzda toplantı var, herkes katılıyor. İşler şirketin proje takip sisteminden dağıtılıyor. İzin almak için yöneticiye yazılıyor. Bilgisayarları şirket aldı. Sekiz kişinin altısı yalnızca bu şirkete fatura kesiyor, başka müşterisi yok.

Bu ekip, hukuken freelancer değil. Ve bunun faturası kesilen kişiye değil, şirkete çıkıyor.

Bu yazı, o faturanın neden çıktığını ve nasıl önleneceğini anlatıyor.

Sözleşmenin adı ilişkinin niteliğini belirlemiyor

Türk hukukunda bir çalışma ilişkisinin niteliği, tarafların ona verdiği isme göre değil, ilişkinin fiilen nasıl yürüdüğüne göre belirleniyor. Kâğıtta “danışmanlık sözleşmesi” yazması, ilişkiyi danışmanlık yapmıyor. Buna gerçeklik ilkesi deniyor ve iş hukukunun, sosyal güvenlik hukukunun ve vergi hukukunun ortak yaklaşımı.

Ayrımın ölçütü bağımlılık unsuru. İş sözleşmesini serbest çalışmadan ayıran şey, işi yapanın işverenin emir ve talimatı altında, onun belirlediği organizasyon içinde çalışıyor olması. Serbest çalışan ise işi kendi organizasyonu, kendi riski ve kendi zaman planlaması içinde yapıyor.

Bu soyut bir ölçüt gibi duruyor ama uygulamada oldukça somut göstergelerle test ediliyor.

Bağımlılığın somut göstergeleri

Aşağıdaki soruların cevabı ne kadar çok “evet” ise ilişki o kadar hizmet akdine yaklaşıyor:

Zaman üzerinde kontrol var mı? Kişinin ne zaman çalışacağı belirleniyor mu, mesai saati veya sabit toplantı zorunluluğu var mı, izin için onay alıyor mu.

Yer üzerinde kontrol var mı? Ofise gelme zorunluluğu var mı, işin nerede yapılacağına şirket mi karar veriyor.

İşin nasıl yapılacağına kim karar veriyor? Kişiye sonuç mu sipariş ediliyor, yoksa yöntem de mi söyleniyor. Serbest çalışan sonuçtan sorumludur; yöntem kendisine aittir.

Araç ve gereci kim sağlıyor? Bilgisayar, yazılım lisansı, ofis alanı ve iletişim hattı şirkete mi ait.

Kişi organizasyonun içinde mi görünüyor? Şirket e-posta adresi, şirket unvanı, organizasyon şemasında yer, iç toplantılara katılım, ekip yönetimi. Bunlar tek başına belirleyici değil ama birlikte güçlü gösterge.

Ekonomik bağımlılık ne düzeyde? Kişi başka müşterilere de hizmet veriyor mu, yoksa geliri neredeyse tamamen bu şirketten mi geliyor. Tek müşteriye bağlı ve düzenli sabit tutarlı fatura, bağımsızlık iddiasını zayıflatan en yaygın unsur.

Ödeme neye göre yapılıyor? İşin sonucuna, teslime veya projeye göre mi, yoksa geçen zamana göre her ay aynı tutarda mı. Her ay aynı gün, aynı tutarda kesilen fatura, ücret ödemesinin biçim değiştirmiş hali gibi okunuyor.

İşi kişi bizzat mı yapmak zorunda? Serbest çalışan işi başkasına yaptırabilir veya yanında çalıştırdığı kişiyle yürütebilir. İşin mutlaka o kişi tarafından yapılması gerekiyorsa bu, hizmet akdine özgü bir kişisellik.

Hiçbir gösterge tek başına sonuca götürmüyor. Değerlendirme bütünsel yapılıyor: ilişkinin genel görüntüsü hangi tarafa ağır basıyor.

Yeniden nitelendirme olduğunda ne oluyor

İlişki hizmet akdi sayıldığında yapılan ödemeler ücret niteliği kazanıyor. Bu tek bir düzeltme değil, birbirine bağlı bir yükümlülük zinciri açıyor.

Sosyal güvenlik tarafı. Kişinin sigortalı sayılması gereken dönemler için prim yükümlülüğü doğuyor. Bu yük yalnızca işveren payı değil; sigortalı payı da dahil olmak üzere primin tamamından işveren sorumlu tutuluyor. Üzerine gecikme cezası ve gecikme zammı ekleniyor. İşe giriş bildirgelerinin süresinde verilmemiş olması ayrıca idari para cezası doğuruyor.

Vergi tarafı. Ücret ödemelerinde gelir vergisi stopajı yapma yükümlülüğü ödemeyi yapana ait. Stopaj yapılmamışsa vergi aslı, vergi ziyaı cezası ve gecikme faiziyle birlikte işverenden aranıyor. Bordroya bağlı damga vergisi de aynı şekilde.

İş hukuku tarafı. İlişki iş sözleşmesi sayıldığında kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, yıllık izin ücreti, fazla çalışma ve hafta tatili alacakları gündeme geliyor. Bu talepler genellikle ilişki sona erdikten sonra, kişinin kendi açtığı davayla geliyor ve çoğu yeniden nitelendirme dosyası bu yoldan başlıyor.

Buradaki kritik nokta şu: kişinin fatura kesmiş, KDV beyan etmiş ve kendi gelir vergisini ödemiş olması işvereni yükümlülükten kurtarmıyor. Karşı tarafta ödenmiş vergiler mahsup ilişkisi içinde değerlendirilebilir ama sorumluluğun muhatabı değişmiyor. Şirket, “biz zaten fatura aldık” diyerek savunma yapamıyor.

Bir de görünmeyen maliyet var. Yatırım turunda, satın alma sürecinde veya kredi başvurusunda yapılan incelemede bu yapı çıktığında, karşı taraf riski rakamlaştırıp fiyattan düşüyor ya da teminat istiyor. Yatırımcı incelemesinin standart sorularından biri, bordrodaki kişi sayısıyla fiilen çalışan sayısının örtüşüp örtüşmediği.

Beş tipik yapı ve taşıdıkları risk

Aynı hata birkaç farklı kılıkta karşıma çıkıyor.

1. Tam zamanlı çalışan gibi çalışan tek müşterili freelancer

En yaygını. Kişi haftanın beş günü, mesai saatlerinde, şirketin işini yapıyor; ay sonunda sabit tutarlı fatura kesiyor. Genelde iki taraf da bunu birlikte tercih etmiş oluyor: şirket maliyet, kişi net eline geçen tutar üzerinden hesap yapıyor.

Sorun şu ki bu tercih, tarafların üzerinde anlaşabileceği bir konu değil. İlişkinin niteliği sözleşmeyle belirlenemiyor; fiilî durum neyse o. İki tarafın rızası, üçüncü tarafın değerlendirmesini bağlamıyor.

2. Eski çalışanın “danışman” olarak devam etmesi

İşten ayrılan kişinin ertesi ay aynı işi yapmaya, aynı toplantılara katılmaya ve aynı ekibi yönetmeye devam etmesi, ama artık fatura kesmesi. Bu yapı, öncesi ve sonrası kayıtlı olduğu için özellikle görünür oluyor. Aynı işin aynı kişi tarafından yapılmaya devam ettiği, işten çıkış tarihinden sonraki ilk faturayla birlikte belgelenmiş oluyor.

3. Şirket ortağının kendi şirketine fatura kesmesi

Ortağın şirketten para çekme yöntemi olarak fatura kullanılması. Buradaki soru, hizmetin gerçekten var olup olmadığı ve ortağın o hizmeti şirketten bağımsız bir organizasyonla verip vermediği.

Ortağın şirket işlerini fiilen yürütmesi karşılığı aldığı ödeme, adı ne olursa olsun ücret niteliğinde. Yönetim kurulu üyeliği karşılığı yapılan ödeme huzur hakkı olarak ücret hükümlerine tabi. Ortağa yapılacak ödemenin biçimini seçerken bunların vergi ve prim sonuçlarını birlikte hesaplamak gerekiyor; sitedeki huzur hakkı ve kâr payı karşılaştırma aracı bu karşılaştırmayı kendi rakamlarınızla yapmanızı sağlıyor.

Ortaklar cari hesabının bu yolla şişmesi, ayrıca ele alınması gereken bir başlık. Şirketten çekilen ama niteliği belirlenmemiş tutarlar, yıl sonunda transfer fiyatlandırması ve örtülü kazanç dağıtımı açısından ayrı bir inceleme başlığı oluşturuyor.

4. Yurt dışındaki şirketin Türkiye’de oturan çalışanı

Uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla en hızlı büyüyen belirsizlik alanı. Kişi Türkiye’de oturuyor, yurt dışındaki şirkete tam zamanlı çalışıyor, ödemeyi yurt dışından alıyor.

Burada üç ayrı soru var ve üçü birden cevaplanmadan yapı kurulmuş sayılmıyor:

• Kişinin Türkiye’deki sigortalılık statüsü ne olacak, ilgili ülkeyle sosyal güvenlik sözleşmesi var mı, varsa hangi durumda hangi ülkenin mevzuatı uygulanıyor.
• Kişinin geliri Türkiye’de nasıl beyan edilecek, ücret istisnası şartları sağlanıyor mu.
• Yurt dışındaki şirket, Türkiye’de çalışan bu kişi üzerinden bir işyeri veya daimî temsilci oluşturuyor mu. Bu üçüncü soru genelde hiç sorulmuyor ve sonuçları en ağır olanı.

Cevaplar ülkeye, sözleşmeye ve kişinin yaptığı işin niteliğine göre değişiyor. Genel bir kalıp yok; her yapının ayrı kurulması gerekiyor.

5. Yurt dışındaki freelancer’a yapılan ödemeler

Ters yönü de var: Türkiye’deki şirketin yurt dışındaki bir kişiden hizmet alması. Buradaki sorular stopaj yükümlülüğü, çifte vergilendirmeyi önleme anlaşmasının ilgili maddesi ve sorumlu sıfatıyla KDV beyanı.

Bu üçü genelde atlanıyor, çünkü ödeme banka üzerinden çıkıyor ve muhasebeye yalnızca bir gider olarak yansıyor. Yurt dışından alınan hizmetin vergisel yükümlülükleri, hizmetin türüne göre değiştiği için ödeme yapılmadan önce bakılması gereken bir konu.

Ücret yalnızca bordrodaki brüt tutar değil

Yeniden nitelendirme dışında, bordronun kendi içinde de sık rastlanan bir hata var: ücretin unsurlarının eksik alınması.

Ücret, çalışana yapılan nakdî ödemenin yanı sıra sağlanan menfaatleri de kapsıyor. İkramiye, prim, performans ödemesi, sosyal yardımlar ve çalışana sağlanan aynî imkânlar bu kapsamda değerlendiriliyor.

Mevzuatta bazı yan haklar için istisna öngörülmüş durumda. Ancak bu istisnalar sınırlı, şarta bağlı ve çoğu tutar sınırlı. Şart sağlanmadığında veya sınır aşıldığında ödeme ücret olarak vergilendiriliyor ve prime esas kazanca dahil oluyor.

Uygulamada en sık atlananlar şunlar:

• Şirket kartıyla yapılan, işle ilgisi kurulamayan kişisel harcamalar
• Çalışana tahsis edilen aracın kişisel kullanımı
• Yıl sonunda ödenen ve bordroya girmeyen prim ve bonuslar
• Çalışan adına ödenen ve şartları sağlamayan sigorta primleri
• Yurt dışında çalışan ekip üyelerine yapılan, bordro dışında kalan ödemeler

Bunların her biri tek başına küçük görünüyor. Denetimde toplandığında, üzerine gecikme faizi ve ceza eklendiğinde ortaya çıkan tutar küçük olmuyor.

Ödeme yapan taraftaki yükümlülükler

Gerçekten bağımsız bir serbest meslek ilişkisi kurmuş olsanız bile, ödeme yapan taraf olarak yükümlülükleriniz devam ediyor.

Gelir vergisi stopajı. Serbest meslek ödemelerinde stopaj yapma yükümlülüğü ödemeyi yapan işletmeye ait. Stopaj oranı ödemenin türüne göre belirlendiği için ödeme öncesinde teyit edilmeli. Stopajın beyan edilip ödenmemesi, karşı taraf usulüne uygun fatura düzenlemiş olsa bile işletmenin sorumluluğunu doğuruyor.

KDV tevkifatı. Belirli hizmet türlerinde alıcının KDV’nin bir kısmını sorumlu sıfatıyla beyan etmesi gerekiyor. Kapsam tebliğle belirleniyor ve zaman içinde değişiyor; hizmet türü kapsamda mı, ödeme öncesinde bakılması gereken bir soru.

Belge düzeni. Serbest meslek makbuzu ile fatura farklı belgeler ve kişinin mükellefiyet türüne göre hangisinin düzenleneceği değişiyor. Yanlış belge türü, giderin belgelendirilmesi bakımından ayrı bir sorun oluşturuyor.

Yıl kapanmadan bakılacaklar

Bu başlıkların hepsi yıl sonu kapanışının parçası ve aralıkta bakıldığında hâlâ düzeltilebilir olanlar var.

Somut olarak şunlara bakılıyor:

Bordrodaki kişi sayısıyla fiilen çalışan kişi sayısı örtüşüyor mu. Örtüşmüyorsa aradaki farkın her biri için ilişkinin niteliği ayrı ayrı değerlendirilmeli.

Düzenli fatura kesen kişilerin listesi çıkarılıyor ve her biri için yukarıdaki bağımlılık göstergeleri işaretleniyor. Tek müşteriye bağlı, sabit tutarlı, aylık düzenli fatura kesen kişiler bu listenin başında.

Yıl içinde bordro dışında yapılan ödemeler taranıyor: primler, bonuslar, şirket kartı harcamaları, çalışana sağlanan menfaatler.

Ortaklara yapılan ödemelerin niteliği belirleniyor ve ortaklar cari hesabının yıl sonu bakiyesi gözden geçiriliyor.

Yurt dışıyla ilgili ödemelerde stopaj ve sorumlu sıfatıyla KDV yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediği kontrol ediliyor.

Bu kontrollerin tamamı, sitedeki yıl sonu kapanış kontrol listesinde diğer kapanış başlıklarıyla birlikte yer alıyor.

Düzeltme ileriye doğru yapılıyor

Yanlış kurgulanmış bir ilişki fark edildiğinde ilk refleks genelde geçmişi kapatmaya çalışmak oluyor. Pratikte işleyen yol bu değil.

İlişkinin fiilî niteliği hizmet akdiyse yapılacak şey kişiyi bordroya almak. Bu, geçmiş dönem riskini ortadan kaldırmıyor ama biriktirmeyi durduruyor. Risk her ay büyüyen bir kalem olduğu için, durdurmanın kendisi ölçülebilir bir kazanç.

İlişki gerçekten bağımsızsa, bağımsızlığın belgelenebilir hale getirilmesi gerekiyor. Bu, sözleşmeye cümle eklemekle olmuyor; ilişkinin fiilen nasıl yürüdüğünün değişmesi gerekiyor. Kişinin başka müşterilerinin olması, kendi araçlarıyla çalışması, işin sonucuna göre ücretlendirilmesi ve şirketin iç organizasyonunda konumlanmaması.

Geçmiş dönem için pişmanlıkla beyan ve sosyal güvenlik tarafında kendiliğinden bildirim yolları değerlendirilebiliyor. Bu değerlendirmenin sonucu dönem sayısına, tutara ve en önemlisi incelemeye alınmış olup olmadığınıza göre değişiyor. İnceleme başladıktan sonra bu yollar kapanıyor. Bu yüzden zamanlama, tutardan daha belirleyici oluyor.

Toparlarsak

Faturayla çalışan ekip, maliyeti bugünden yarına erteleyen bir yapı. Ertelenen tutar duruyor ve üzerine gecikme faizi işliyor.

Ayrımı belirleyen şey sözleşmenin başlığı değil, işin fiilen nasıl yürüdüğü. Sabah toplantısına katılan, izin için onay alan, şirketin bilgisayarıyla çalışan ve yalnızca size fatura kesen kişi, kâğıtta ne yazarsa yazsın freelancer değil.

İyi haber şu: bu, geç fark edildiğinde bile durdurulabilen bir risk. Kötü haber, kendiliğinden çözülmemesi ve genelde en kötü zamanda, yatırım turunda veya bir işten ayrılma sonrasında ortaya çıkması.

Ekibinizdeki yapıyı gözden geçirmek isterseniz, hangi ilişkilerin gerçekten bağımsız olduğunu ve hangilerinin bordroya taşınması gerektiğini birlikte çıkarabiliriz.

---

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve somut bir olaya ilişkin görüş niteliği taşımaz. Çalışma ilişkilerinin niteliği her olayın kendi koşullarına göre değerlendirilir; kendi yapınız için değerlendirme yapmadan önce mali müşavirinize danışın.